Ⅰ 金融投資公司的規章制度要這么寫
1、擬定規章制度的依據：國家法律法規、公司章程、公司法等；
2、基本規章制度審批在董事會；
3、具體規章制度擬定審批在總經理；
4、規章制度很多，行政、人事、財務、業務等
5、以上僅供參考
Ⅱ 合同管理制度
公司合同管理制度
第一節總則
第一條為加強企業合同管理，規范合同法律行為，減少合同失誤，提高經濟效益，根據我國《合同法》及其他有關法規的規定，結合公司的實際情況，制訂本制度。
第二條公司各部門及下屬公司、企業對外簽訂的各類經濟合同一律適用本制度。
第三條經濟合同管理是企業管理的一項重要內容，搞好經濟合同管理，對於公司經濟活動的開展和經濟利益的取得，都有積極的意義。各級領導幹部、法人委託人以及其他有關人員，都必須嚴格遵守、切實執行本制度。各有關部門必須互相配合，共同努力，搞好公司以「重合同、守信譽」為核心的經濟合同管理工作。
第二節經濟合同的簽訂
第四條簽訂經濟合同，必須遵守國家的法律、政策及公司有關規定。
第五條對外簽訂經濟合同，除法定代表人外，必須是持有法人委託書的法人委託人。法人委託人必須對本企業負責，對本職工作負責，在授權范圍內行使簽約權。超越代理許可權和非法委託人均無對外簽約權，但經法定代表人特別授權並發給委託證明書的例外。
第六條簽約人在簽訂經濟合同之前，必須認真了解對方當事人的情況。包括：對方單位是否具有法人主體資格、有否合同標的經營權、有否履約能力及其資信情況，對方簽約人是否法定代表人或法人委託人及其代理許可權。做到既要考慮本方的經濟利益，又要考慮對方的條件和實際能力，防止合同欺詐，防止簽訂無效經濟合同，確保所簽合同合法、有效、有利。
第七條簽訂經濟合同，必須貫徹「平等互利、協商一致、等價有償」的原則和「性價比擇優簽約」的原則。
第八條簽訂經濟合同，如涉及公司內部其他單位的，應事先在內部進行協商，統一平衡，然後簽約。
第九條經濟合同除即時清結者，一律採用書面形式，並採用公司統一的經濟合同文本。
第十條合同對當事人權利、義務的規定必須明確、具體、文字表達要清楚、准確。
合同內容應注意的主要問題是：
1.部首部分，注意：寫明供需雙方的全稱、簽約時間和簽約地點。
2.正文部分，注意：產品名稱應具體寫明牌號、商標、生產廠家、型號、規格、等級、花色、是否成套產品等；技術質量、包裝標准、驗收標准、驗收項目、驗收時間、驗收地點和驗收方法要求要明確、具體，供方對標的質量負責的條件、范圍和方式，以及對標的質量提出異議的期限和方式應有明確約定；數量要明確計量單位、計量方法、正負尾差、超欠幅度、自然損耗率及其它必須明確的要求等；包裝費用、運輸方式及運費負責應具體明確；交（提）貨期限、地點及驗收方法應明確；價金；違約責任應具體寫明約定的違約金數額、比例及計算方法；合同爭議解決方式必須約定明確，除合同履行地明確在我公司所在地的合同外，爭議管轄法院或約定仲裁機構應明確為公司所在地法院或仲裁機構。
3.結尾部分，注意：雙方都必須使用合格的印章------公章或合同專用章，不得使用財務章或業務章等不合格印章；註明合同有效期限。
第十一條簽訂購貨合同應按公司規定的供貨商資質條件、產品供貨條件及標准從嚴控制供貨商資質和產品質量（必要時可採用招標形式選擇供貨商），比價競價，擇優選定，以現貨交易為主，堅持以銷定進原則；付款盡可能採用分期付款方式，如需預付貨款或定金按我國《合同法》有關規定辦理。
簽訂購貨合同如需採用現款方式付款，在萬元以下的由下屬公司、企業經理審批，萬元至萬元的由總公司主管副總經理審批，萬元以上的由總公司總經理審批。
簽訂銷售合同應堅持「現款現貨，即時清結」的原則，款到發貨，非特殊情況不得採取其他結算方式。
簽訂銷售合同如需分期付款方式結算，則須事先按本制度第十七條規定的和批准程序報公司批准，分期付款額在萬元以下的由下屬公司、企業經理審批，
萬元至萬元的由總公司主管副總經理審批，萬元以上的由總公司總經理審批。但分期付款額最高不得超過合同總額的30％。
第十二條任何人對外簽訂合同，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂經濟合同時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
第三節經濟合同的審查批准
第十三條經濟合同的正式簽訂前，必須按規定上報領導審查批准後，方能正式簽訂。
第十四條經濟合同審批許可權如下：
1.下屬公司、企業對外簽訂的經濟合同，除按規定須上報公司審查批准者外，由公司、企業領導審批。
2.下列合同由總經理或其授權人審批：
標的超過萬元的；
預付定金或預付貨款超過萬元的；
聯營、合資、合作合同；
重大涉外合同。
3.下列合同由董事長審批：
標的超過萬元的；
投資萬元以上的聯營、合資、合作、涉外合同。
4.標的超過公司資產1/3以上的合同由董事會審批。
5.企業法律顧問負責對下列合同進行審查：董事會、總經理委託審查的合同；內容復雜、較難掌握，各企業要求提供法律幫助的合同。法律顧問主要負責審查合同條款、內容的合法性、嚴密性、可行性，提出意見供決策部門參考。
第十五條經濟合同審查的要點是：
1.合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力；合同內容是否符合國家法律、政策和本《制度》規定；當事人的意思表示是否真實、一致，權利、義務是否平等；訂約程序是否符合法律規定。
2.合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人雙方的權利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。
3.合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件；預計取得的經濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經濟損失。
第十六條根據法律規定或實際需要，經濟合同應當呈報上級主管機關批准，或需報工商行政管理部門鑒證，或需由公證處公證的合同，則需經過批准、鑒證或公證等程序。
第十七條經濟合同的審批程序如下：
1.申報。企業的法人委託人在授權范圍內對外簽訂合同，應事先填寫「經濟合同簽約申報表」（一式二份），報本企業的領導審查批准。（凡先經領導口頭同意簽約的，簽約後需補辦手續）。需報總經理、董事長審批的，應由該企業領導簽署意見，隨同合同初稿及有關資料、附件等，一並上報。
2.審核。對送審的經濟合同，應按本《制度》第十四條規定的審批許可權，由主管人或有關人認真審閱，必要時可進行調查研究，最後作出：批准、不批准；通知申報單位補報材料或進一步談判。（應提出談判的具體要求和注意事項）。
主管人在「申報表」上批寫意見後，「申報表」一份及合同初稿留底，另一份「申報表」連同其他材料發還申報單位，由承辦人按批準的意見辦理。
上述審批程序，一般為1至2天。特殊情況經批准或授權的可不受審批程序的約束。
第四節經濟合同的履行
第十八條經濟合同依法成立，即具有法律約束力。一切與合同有關的部門、人員都必須本著「重合同、守信譽」的原則，嚴格執行合同所規定的義務，確保合同的實際履行或全面履行。
第十九條合同履行完畢的標准，應經合同條款或法律規定為准。沒有合同條款或法律規定的，一般應以物資交清，工程竣工並驗收合格、價款結清、無遺留交涉手續為准。
第二十條企業領導及簽約人應隨時了解、掌握經濟合同的履行情況，發現問題及時處理匯報。否則，造成經濟合同不能履行、不能完全履行的，要追究有關人員的責任。
第五節經濟合同的變更、解除
第二十一條在經濟合同履行過程中碰到困難的，各部門首先應盡一切努力克服困難的，盡力保障合同的履行。
如實際履行或適當履行確有不可克服的困難而需要變更、解除合同時，應在法律規定或合理期限內與對方當事人進行協商。
第二十二條對方當事人提出變更、解除合同的，應從維護本企業合法權益出發，從嚴控制。
第二十三條變更、解除經濟合同，必須符合我國《合同法》和本制度的規定，並應在公司內辦理有關手續。
第二十四條變更、解除合同的手續，應按本《制度》第十四條及第十七條規定的審批許可權和程序執行。
經上報主管機關批準的合同，在達成變更、解除協議前，應報原機關批准。
經工商行政管理機關鑒證的合同，在達成變更、解除協議後，應報原機關備案。
經公證機關公證的合同，在達成變更、解除協議後，必須報公證機關重新公證，才具有法律效力。
第二十五條變更、解除經濟合同，一律採用書面形式（包括當事人雙方的信件、函電、電傳等），口頭形式一律不許。
第二十六條變更、解除經濟合同的協議在未達成或未批准之前，原合同仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意中止或終止履行的例外。
第二十七條因變更、解除合同而使當事人的利益遭受損失的，除法律允許免責的以外，均應依法承擔相應的責任，並須在變更、解除合同的協議中明確規定。
第二十八條以變更、解除合同為名，行以權謀私、假公濟私之實，損公肥私的，一經發現，從嚴懲處。
第六節經濟合同糾份的處理
第二十九條合同在履行過程中如與對方當事人發生糾紛的，應按我國《合同法》等有關法規及本《制度》規定妥善處理。
第三十條合同糾紛由簽約單位負責處理。涉及內部幾個單位的，可以協商或由公司確定一個單位為主負責處理。簽約人對糾紛的處理必須具體負責到糾紛處理終結時止。
第三十一條處理合同糾紛的原則是：
1.堅持以事實為依據、以法律為准繩原則，法律沒規定的，以國家政策或合同條款為准。
2.以雙方協商解決為基本辦法。糾紛發生後，應及時與對方當事人友好協商，在維護本企業合法權益的基礎上，公平合理，互諒互讓，達成協議，解決糾紛。
3.因對方責任引起的糾紛，應堅持原則，切實保障我方合法權益；因我方責任引起的糾紛，應尊重對方的合法權益，主動承擔責任，並盡量採取補救措施，盡量減少我方損失；因雙方責任引起的糾紛，應實事求是，分清主次，合情合理解決。
第三十二條各單位在處理糾紛時，應加強聯系，及時溝通，積極主動地做好糾紛處理工作，不應互相推諉、指責、埋怨，統一意見，統一行動，一致對外。
第三十三條企業法律顧問處理合同糾紛的范圍是：
1.董事會、總經理交辦的；
2.經企業處理解決不了的；
3.其他應由法律顧問室處理的。
第三十四條提請處理合同糾紛的程序是：
1.承辦人填寫「對外經濟合同糾紛申報表（一式二份），按本《制度》第十七條的規定報批。
2.審批單位可依據情況，在1天內作出：由上報單位負責處理；由企業法律顧問負責處理。
3.企業法律顧問對經協商仍無法解決或認為有必要的合同糾紛，經主管領導同意，可提交上級主管機關、仲裁部門或人民法院依法處理。
第三十五條合同糾紛的提出，加上由我方與對方當事人協商處理糾紛的時間，應在法律規定的時效內進行，並必須考慮有申請仲裁或訴訟的足夠時間。
第三十六條凡由法律顧問處理的經濟合同糾紛，有關單位必須主動提供下列證據材料（原件或影印件）：
1.經濟合同的文本（包括變更、解除合同的協議），以及與合同有關的附件、文書、電報、圖表等；
2.交貨、提貨、托運、驗收、發票等有關憑證；
3.貨款的承付、托收憑證，有關財務帳目及憑證；
4.產品的質量標准、封樣、樣品或鑒定報告；
5.有關違約的證據材料；
6.其他與處理糾紛有關的材料。
第三十七條對於經濟合同糾紛經雙方協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，由雙方代表簽字並加蓋雙方單位公章或合同專用章。
第三十八條企業對雙方已經簽署的解決合同糾紛的協議書，上級主管機關或仲裁機關的調解書、仲裁書，在正式生效後，應復印若干份，分別送與該糾紛處理及履行有關的部門收執，各部門應由專人負責該文書執行。
對於對方當事人在規定期限屆滿時沒有執行上述文書中有關規定的，承辦人應及時向主管領導和法律顧問匯報。
第三十九條對方當事人逾期不履行已經發生法律效力的調解書、仲裁決定書或判決書的，由法律顧問配合各單位向人民法院申請執行。
第四十條在向人民法院提交申請執行書之前，有關單位應認真檢查對方的執行情況，防止差錯。
執行中若達成和解協議的，應製作協議書並按協議書規定辦理。
第四十一條合同糾紛處理或執行完畢的，應及時通知有關單位，並將有關資料匯總、歸檔，以備查考。
第七節經濟合同的管理
第四十二條本公司對經濟合同實行二級管理、專業歸口制度，法人委託書制度，合同專用章制度及基礎管理制度。
第四十三條本公司經濟合同的二級管理具體是：
公司由總經理總負責，主管副總經理具體負責，歸口管理管理部門為公司辦公室。
下屬公司一級由經理、副總經理負責，歸口管理人為辦公室主任或秘書；各法人委託人具體負責各自授權范圍的合同簽訂、履行工作。
第四十三條公司主管銷售的副總經理負責審批銷售合同。
公司主管生產采購的副總經理負責審批采購合同。
公司常務副總經理負責審批企業房地產建設、對外投資、合資、合作合同。
公司主管技術的副總經理負責審批技術引進、技術貿易、技術合作、技術改造合同。
第四十四條企業法律顧問的主要職責是：
1.負責指導公司各類合同的管理；
2.負責審查各類合同的合法性，提供法律論證意見；對公司審批或簽訂的合同負責把關，對下屬企業審批的合同負責抽查，提供法律幫助；
3.負責對法人委託人和有關人員進行法律培訓、以提高法人委託人的法律素質；
4.負責考評企業的合同管理工作，總結交流經驗教訓，提高合同管理水平；
5.配合企業辦理合同的見證、鑒證和公證等事項；
6.配合企業處理合同糾紛；
7.參與特定合同的談判、簽約、履行等工作。
第四十五條下屬公司、企業合同管理的主要職責是：
1.負責管理本單位簽訂的合同；
2.負責審查本單位簽訂的合同的合法性、完整性和可行性；對須報請公司或上級主管機關審批、見證、簽證或公證的合同，辦理申報手續，提出初步意見；
3.負責本單位法人委託人的日常管理及年終審查的初審；
4.根據法律及本《制度》的規定，制定本單位合同管理的實施細則，採取切實措施，搞好合同管理工作；
5.負責處理本單位合同糾紛；負責本單位經濟合同資料的匯總、分類、歸檔、保管及合同台帳的設立、統計、上報等基礎管理工作。
第四十六條法人委託人的主要職責是：
1.在授權范圍內負責談判、簽訂合同，既不能違章越權，也不能消極推諉；
2.對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責；
3.對須報請上級領導審批的合同，辦理申報手續，提出本人意見並對本人意見負責；
4.對所簽合同的全面履行具體負責，履行中發現問題應立即上報，並負責積極處理，對發生的合同糾紛負責具體解決或積極協助有關部門進行處理；
5.負責保管好本人所簽合同的一切資料；合同履行完畢後應立即將資料上交歸檔。
第四十七條凡具備下列條件的，可以發給法人委託證書：
1.政治素質：能自覺遵守國家的法律政策，遵守公司各項規章制度；依法具有民事權利能力和民事行為能力；此前無貪污受賄、假公濟私和損公肥私等損害企業利益行為。
2.業務素質：熟悉本職工作，有相應的業務知識和業務工作能力，能積極維護公司利益，曾有良好工作業績，無遺留不良問題。
3.法律素質：具有合同法和其它民商法基本知識，並在實際工作中能靈活運用上述法律知識。
第四十八條公司根據各部門和下屬公司、企業的實際情況，決定法人委託人的設置及數額，具體人選由各單位確定，經培訓考核合格後，發給法人委託書。
第四十九條法人委託書慶於每年年終重新審核一次。審核的主要內容是：法人委託人在本年度的業務工作情況，取得的工作業績，有無違法違紀行為等。審核後，法定代表人可根據情況分別作出：維持授權范圍、變更授權范圍、撤銷授權及吊銷法人委託書等決定。
第五十條法人委託證書應妥善保管，防止遺失。不準將法人委託證書轉借他人或用作其他證明，否則，除吊銷其法人委託證書外，還要追究相應的責任。
第五十一條法人委託人工作調動時，應向公司交銷其法人委託證書。
第五十二條簽訂合同實行合同專用章制度。公司及下屬公司、企業對外簽訂合同所加蓋的印章，除特殊情況使用企業公章外，一律使用合同專用章，其他印章一律不準代替使用。否則，財務部門有權拒絕辦理結算手續，由此所引起的責任由有關人員承擔，並可給予行政處分。
第五十三條合同專用章由公司統一刻制、編號和頒發；嚴禁任何人私自刻制、使用。
第五十四條合同專用章應嚴格按授權的范圍使用，不準混用、代用或借用。
第五十五條合同專用章應妥善保管，若有遺失，除立即登報聲明作廢外，還要追究有關人員的經濟責任和行政責任。
第五十六條公司各單位都必須認真做好經濟合同管理及其基礎工作。具體如下：
1.建立合同檔案。每一份合同都必須有一個編號，不得重復或遺漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的簽收記錄，合同分批履行的情況記錄，變更、解除合同的協議（包括文書、電傳等），均應妥善保管。
2.建立合同管理台帳。各企業應根據合同的不同種類，建立經濟合同的分類台帳和總台帳。每個企業必須設一個總台帳。其主要內容包括：序號、合同號、經辦人、簽約日期、合同標的、價金、對方單位、履行情況及備注等。台帳應逐日填寫，做到准確、及時、完整。
3.填寫「經濟合同情況月報表」。各企業應在每月5日之前將上月月報表填好後報送總經理，同時抄報計劃財務部、公司辦公室，必要時可抄報企業法律顧問。
第八節附則
第五十九條本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下屬各部門、公司、企業和業務人員必須嚴格遵守本制度的各項規定，切實加強公司合同管理工作，規范自身合同法律行為，維護公司利益，提高公司經濟效益。
第六十條本制度實施以前，公司制定的有關合同管理制度及規定，自本制度實施後即行廢止，公司有關合同管理工作自本制度實施後一律按本制度執行。
第六十一條本制度由公司辦公室負責解釋。
第六十二條本制度自年月日起實施。
Ⅲ 公司合同管理制度有哪些內容
第一條 為加強公司經濟合同管理，保障公司合法權益，預防合同糾紛，促進本公司依法經營管理，根據《合同法》、《民法通則》等國家有關法律、法規、制定本制度。
第二條 本制度適用於本公司內部各部門及獨立法人單位（各公司）的公司內部和外部經濟合同的管理。
第三條 合同管理機構的設置與職責
一、 本公司合同管理實行合同管理部門管理和承辦部門管理相結合的原則，由所涉及公司內部相關單位設專人負責合同的管理工作。本公司內部設立經濟合同管理委員會。
二、 成立公司經濟合同管理委員會
1、組成
主任：主管經營副總裁
副主任：市場總部總經理
成員：市場總部、技術管理部、經營財務部、總裁辦
辦事機構：設在市場總部
2、職責：
⑴嚴格遵守國家有關經濟合同的各項方針、政策、法律、法規；
⑵負責對本公司內部在履行經濟合同過程中所發生拖欠的有關資金劃撥的裁決（經濟合同管理委員會以書面形式發出通知）；
⑶負責對本公司內部在履行經濟合同糾紛時進行仲裁；
⑷負責對合同管理部門進行業務指導；
⑸負責處理外部經濟合同糾紛；
三、 合同管理部門職責
1、宣傳貫徹國家有關合同的法律、法規和規章；
2、負責擬定本公司的合同管理制度並組織實施；
3、組織制定本公司的標准合同文本；
4、參與本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、談判和文本起草工作；
5、對合同的合法性、有效性進行審查，向本公司法定代表人提出意見；
6、監督、檢查、考核合同的履行情況；
7、參與處理對外合同糾紛、負責本公司內部各單位之間合同爭議的協調工作；
8、負責合同報表的統計、綜合分析和報送工作；
9、負責對合同承辦部門進行業務指導，對相關人員進行法律知識培訓。
四、 合同承辦部門的職責
1、負責合同相對方資信情況、履約能力的調查；
2、負責所承辦合同的談判；
3、負責按照本公司標准合同文本起草合同文本，保證合同的可行性、合法性和有效性；
4、負責合同的履行，解決履行中出現的問題；
5、按時按要求向合同管理部門報送合同統計報表及有關資料，反映合同履行中出現的重要問題；
6、負責本部門合同檔案的管理。
五、 合同管理人員的職責
1、學習、宣傳國家有關法律、法規及政策，學習並推廣其它單位合同管理工作的先進經驗，收集經濟合同管理方面的資料，提高經濟合同管理水平；
2、了解掌握本部門合同簽訂及履行情況，及時總結經驗教訓，並向領導提出合理化建議；
3、建立合同管理台帳制度；
4、負責本部門合同文本和合同專用章的保管及使用。
第四條 合同的審批
一、 嚴格履行合同審批制度，特殊合同和涉外合同文本，應在總裁辦、經營財務部、技術管理部等部門進行必要的專業審查後，送合同管理部門審查核定，由主管總裁審批同意，方可簽訂。
二、 合同管理部門審查的重點是：
1、對方當事人的主體資格和締約能力；
2、合同條款內容的完備性、合法性；
3、合同應履行的審查手續。
三、 總公司財務部門監察、檢查對外簽訂的經濟合同。
四、 「合同評審」是ISO9000系列標准中規定的質量體系要素之關於「合同評審程序」在公司質量體系文件中另行規定。
第五條 合同的簽訂
一、 合同由本公司法人代表簽訂，或由本公司法定代表人書面委託的本公司有關人員代理簽訂。簽訂合同應由簽約人簽字，注名日期，並加蓋合同專用章或本公司公章。代理本公司法定代表人簽訂合同的，簽約人應持本公司法定代表人簽發並加蓋本公司公章的《法定代表人授權委託書》，並在授權范圍內簽訂合同。
二、必須做好以下各項工作後，方可簽訂合同。
1、對方是否具有法人資格；
2、對方是否具有履約能力；
3、我方能否承諾對方的要約；
4、對市場進行預測和調查；
5、合同的可行性和合法性。
三、對資信不明或資信狀況不好，又無可靠擔保單位的，不得與之簽約。
四、合同簽定時，應驗證對方相關證明文件，核對無誤後方可正式簽訂合同，對方交驗的證明文件要妥善保管。
五、 合同文件的各項目要認真填寫齊全、明確，特殊要求應在備注中註明，字跡要清楚，形式符合法定要求。
六、 本公司產品對外銷售所簽訂的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管理部門一份復印件、財務部門一份、歸檔一份）。
七、 本公司相關部門和單位在簽訂采購合同時，要收回一式三份（采購合同管理部門一份、財務部門一份、歸檔一份）。
八、 合同蓋章時需雙方同時進行，因特殊情況與對方不能同時蓋章時，需在對方蓋章後，並查對無誤的情況下我方方可蓋章。
九、 法律、法規規定或者本公司認為需要公證的合同，應當辦理公證手續。
第六條 合同的履行
Ⅳ 急需投資公司檔案管理辦法和合同管理辦法
檔案管理制度
1 范圍
本標准規定了檔案管理的職責、工作內容和要求。
本標准適用於本公司范圍內檔案的管理，包括所有與本標准相關的各級各類人員。
2 職責
2.1 行政部為公司檔案的管理部門，負責公司級檔案的管理，並指導公司各部門檔案管理工作的開展.
2.2 各部門指定專人為部門兼職檔案管理員，負責部門檔案的管理。
銷售合同管理制度
1范圍
本標准規定了合同的簽訂、審查批准，重大經濟合同的簽訂、審批和履行，合同的變更、解除等。
本標准適用於公司對外簽訂銷售合同。
2規范性引用文件
下列文件中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用文件，其隨後所有的修改單（不包括勘誤的內容）或修訂版均不適用於本標准，然而，鼓勵根據本標准達成協議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均適用於本標准。
《中華人民共和國合同法》
3 合同管理部門及職責
3.1公司總經理負責公司銷售合同的審批，合同專用章的使用；
3.2總經理負責公司銷售合同的管理工作，具體職責是：
3.2.1根據需要，參與重大銷售合同的談判工作；
3.2.2負責對銷售合同統一文本的印製、發放和管理；
3.2.3參與銷售部門提交的合同的合法性、可行性、有利性審查，並向法定代表人提交審查意見；
3.2.4參與合同糾紛的處理；
3.2.5檢查合同的檔案管理工作；
3.2.6監督檢查合同履行情況，對履行中出現的重要問題進行分析，提出意見；
3.2.7負責本制度的監督執行。
3.3合同承辦部門的主要職責：
3.3.1負責合同相對方資信情況、履約能力等情況的調查，並提供相應資料；
3.3.2具體負責所承辦合同的談判和文本的起草；
3.3.3嚴格按照規定的程序完成合同的審批手續；
3.3.4負責合同的履行，及時解決履行中出現的問題。遇有合同變更、解除等重大事項，須報總經理(或法定代表人)審核同意；
3.3.5負責向公司業務員移交合同原件及相關資料；
4 合同的授權委託
4.1簽訂銷售合同可以實行授權委託制度。合同由法定代表人簽訂，也可以由企業法定代表人書面授權的銷售人員代理簽訂。
4.2代理企業法定代表人簽訂合同的，簽約人應持公司法定代表人簽發並加蓋公司公章的《法定代表人授權委託書》，並在授權范圍內簽訂合同。《法定代表人授權委託書》採取一事(合同)一授權，合同一經履行，委託事項即行終止。
4.3總經理室負責管理授權委託書，根據法定代表人或者負責人的決定，辦理出具授權委託書事宜。
4.4代理人必須忠實履行職責，維護本單位的合法權益，對本單位負責，對法定代表人負責。
4.5代理人實施損害本單位合法權益的行為或者不再適宜擔任代理人的，公司有權隨時終止委託代理關系。終止委託代理關系的，由法定代表人做出決定，總經理室負責收回授權委託書。
5 合同的簽訂、審查批准
5.1訂立銷售合同前，應當對對方當事人的主體資格、資信能力、履約能力進行調查，不得與不能獨立承擔民事責任的組織或與該單位履約能力明顯不相符的單位簽訂合同。
5.2訂立銷售合同，除即時錢、貨二清的簡單小額外，應當採用書面形式。「書面形式」是指合同書、補充協議、公文信件、數據電文（包括電報、傳真、電子郵件等），除情況緊急或條件限制外，公司一般要求採用公司印製的文本合同書形式。
5.3當事人的名稱、住所；合同抬頭、落款、公章以及對方當事人提供的資信情況載明的當事人的名稱、住所應保持一致。
5.4銷售合同標的應具有唯一性、准確性，合同應詳細約定規格、型號、商標、產地、等級等內容。
5.5合同應採用國家標準的計量單位，一般應約定標的物數量，常年經銷合同無法約定確切數量的應約定數量的確定方式（如電子郵件、傳真、送貨單、發票等）。
5.6對於質量有國家標准，部門行業標准或企業標準的，應約定所採用標準的代號；其他可以用指標描述的產品應約定主要指標要求（標准已涵蓋的除外）；憑樣品支付的應約定樣品的產生方式及樣品存放地點。
5.7價款或者報酬應在合同中明確；價款的支付方式如轉帳支票、匯票（電匯、票匯）、信用證、現金等應予以明確；價款或報酬的支付期限應約定確切日期或約定在一定條件成就後多少日內支付。
5.8履行期限應具體明確，無法約定具體時間的，應在合同中約定履行期間的方式；銷售合同履行地點應力爭約定交貨地點為本公司倉庫或本公司的住所地。
5.9合同中對方事人要求提供擔保或本方要求對方當事人提供擔保的，應結合具體情況根據《擔保法》的要求辦理相關手續。
5.10合同文本中所有文字應具有排它性的解釋，對可能引起歧義的文字和某些非法定專用詞語應在合同中進行解釋。
5.11對技術類合同和其他涉及經營信息、技術信息的合同應約定保密承諾與違反保密承諾時的違約責任。
5.12履行期限長的重大經濟合同應當約定合同雙方聯系制度。
5.13根據《合同法》對違約責任可作適當約定，注意合同的公平性。
5.14解決爭議的方式一般可選擇起訴，同時約定由我方住所地為受管轄地。
6 重大經濟合同的簽訂、審批和履行
6.1訂立重大經濟合同，須由合同承辦部門牽頭，會同業務部、財務部、生產部、技質部門組成合同談判小組，共同參與合同簽訂的調研、談判。未經合同談判小組參與訂立的重大合同，發生問題由合同承辦部門負責。
6.2合同承辦部門在簽訂合同前，應預先審查對方以下情況：
6.2.1對方當事人主體資格審查。包括：企業名稱、性質、地址、營業執照、經營范圍、注冊資金以及依法應當辦理的行政許可證。
6.2.2對方當事人資信情況及履約能力審查。包括：資產負債、技術設備、產品質量、商業信譽等。
6.2.3對方合同承辦人員資格審查。包括簽約代理人的身份證明、授權委託證明。
6.3合同應按下列程序辦理簽訂、審批手續：
6.3.1一般合同應由合同承辦部門就商談約定的內容草擬經濟合同文本，然後報請總經理審批並加蓋單位公章(或合同專用章)。
6.3.2特別重大合同實行會簽制度，合同承辦部門應就商談約定的內容草擬合同文本，填寫「義烏市美能筆業有限公司合同審查會簽表」，送相關部門會簽，各相關部門應在2日內完成會簽，並將會簽意見及合同文本交公司總經理。
6.3.3審查修改：總經理於3日內就合同文本的合法性，有效性提出審查意見，會同相關部門意見一並交承辦部門進行修改，相關部門與承辦部門對合同內容有異議的，由總經理進行協調定稿。
6.3.4最後簽訂：經會簽的合同文本定稿後，由合同承辦部門送主管領導或法定代表人簽批並加蓋合同專用章。
6.4合同承辦、審查會簽部門的審查事項及責任：
6.4.1合同承辦部門應對合同的業務、技術條款進行審查，並對之負責；
6.4.2財會部門對合同項目是否與國家、上級主管部門、本單位的計劃抵觸以及合同支付條款進行審查，並對之負責；
6.4.3生產部、技質部應對合同項目是否符合政策法規、規章制度、生產技術標准、安全保護標准進行審查，並對之負責。
6.4.4總經理對合同的合法性，主要條款是否完備，文字用語是否准確、規范進行審查，並對之負責。
6.5法律、行政法規規定應當辦理批准登記手續的合同，合同成立後由辦公室依法及時辦理。
6.6合同正式簽訂後，合同文本除經辦人自行保管一份外，包括合同審查會審表應當交存公司合同管理員（業務員）一份備案。
7 合同的變更、解除
7.1在合同履行期間由於客觀原因需要變更或者解除合同的，須經雙方協商，重新達成書面協議，新協議未達成前，原合同仍然有效。本方收到對方當事人要求解除或變更的通知書後，應當在規定的期限內作出書面答復。
7.2存在下列情形之一的，本方可以單方解除合同：
7.2.1因不可抗力致使不能實現合同目的；
7.2.2在履行期限屆滿之前，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行主要債務；
7.2.3對方遲延履行主要債務，經催告後在合理期限內仍未履行；
7.2.4對方遲延履行債務或其他違約行為致使不能實現合同目的；
7.2.5法律規定的其他情形。
7.3變更或解除合同的，應當採用書面形式（包括書信、電報）；
7.4變更或解除合同的協議應按照合同簽訂程序報原審批人員批准。法律、行政法規規定變更合同應當辦理批准登記等手續的，應依法及時辦理。
8 合同的履行
8.1公司應當按照合同約定全面履行自己的義務，並隨時督促對方當事人及時履行其義務。
8.2履行銷售合同交付貨物時，應由對方當事人簽署一式二份的送貨單，一份留存對方，送貨回單一份交公司合同管理員（業務員）備查。向對方當事人交付增值稅發票時應由對方當事人簽具增值稅發票交接單。
8.3在履行合同過程中，經辦人員若發現並有確切證據證明對方當事人有下列情況之一的，應立即中止履行，並及時書面上報公司總經理。
8.3.1經營狀況嚴重惡化；
8.3.2轉移財產，抽逃資金，以逃避債務；
8.3.3喪失商業信譽；
8.3.4有喪失或者可能喪失履行債務能力的其他情形；
8.4在常年銷售合同履行過程中，經辦人員應定期對帳，確認雙方債權債務；
8.5在對方當事人發生兼（合）並、分立、改制或其他重大事項以及本公司或對方當事人的合同經辦人員發生變動時，應及時對帳，確認合同效力及雙方債權債務。
9 合同糾紛的調解、仲裁和訴訟
9.1銷售合同雙方在履行過程中發生糾紛時，應首先按照實事求是的原則，平等協商解決。
9.2合同雙方在一定期限（一般為一個月）內無法就糾紛的處理達成一致意思或對方當事人無意協商解決的，經辦人員應及時書面報告總經理，並擬定處理意見，對方當事人涉嫌合同詐騙的，應立即報告總經理。
9.3公司決定採用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當事人起訴的，相關部門應及時將合同的簽訂、履行、糾紛的產生及協商情況整理成書面材料連同有關證據報總經理室。
10 合同的日常管理
10.1本公司實行二級銷售合同管理，總經理室全面負責公司的合同管理；業務部的業務員負責所在部門的合同管理。
10.2公司的合同專用章由總經理負責保管。公司的空白合同、授權委託書由業務員管理，業務人員不得隨帶合同專用章或已蓋章的授權委託書、空白合同出差，特殊情況，由總經理批准。合同專用章、蓋章的空白合同、授權委託書、已簽訂的合同等遺失的，應及時向當地公安機關報案，並登報聲明。
10.3已簽訂的銷售合同及送貨回單，增值稅發票交接單以及業務往來傳真、信函、對帳單等資料，業務、采購部門的業務人員應按規定時間移交，公司合同管理員應當將收集的上述資料原件定期移交給總經理室保管。
10.4合同經辦人員與本公司終止勞動關系前應把有關材料及空白合同、名片、委託書移交完畢，經公司辦公室和有關部門確認後方可辦理有關手續。合同經辦人員與本公司終止勞動關系或因其他原因發生變更的，公司應會同業務部在情況發生後一周內書面告知各有關單位。
11 考核與獎懲
11.1公司業務人員應當嚴格遵守本辦法，有效訂立、履行合同，切實維護公司的整體利益。公司財會部、總經理室負責本辦法執行情況的監督考核。
11.2對在合同簽訂、履行過程中發現重大問題，積極採取補救措施，使本公司避免重大經濟損失以及在經濟糾紛處理過程中，避免或挽回重大經濟損失的，予以獎勵。
11.3合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司將依法向責任人員追償損失：
11.3.1未經授權批准或超越職權簽訂合同；
11.3.2為他人提供合同專用章或蓋章的空白合同，授權委託書；
11.3.3應當簽訂書面合同而未簽訂書面合同；
11.3.4未按規定時間移交資料或對方簽收字跡有瑕疵。
11.4合同經辦人員出現下列情況之一，給公司造成損失的，公司酌情向有關人員追償損失：
11.4.1因工作過失致使公司被詐騙；
11.4.2公司履行合同未經對方當事人確認；
11.4.3遺失重要證據；
11.4.4發生糾紛後隱瞞不報或私自了結或報告避重就輕，從而貽誤時機的；
11.4.5遺失重要資料未及時報案和報告；
11.4.6其他違反公司相關制度的。
公司職員在簽訂、履行合同過程中觸犯刑法，構成犯罪的，將依法移交司法機關處理。
3 定義
本制度所稱的檔案，是指本公司在經營管理過程中形成和收集的具有查考價值的各類文件、與公司有關的各種文字記錄、圖紙、電腦文檔、軟盤、光碟、圖片、膠片、錄相帶、書籍、磁帶及其它有關實物。
4 內容
4.1 檔案的分類
4.1.1 A類檔案：
a) 公司設立公文：公司章程等。
b) 公司營運證件：公司營業執照正副本；公司各類資質證書正副本、組織機構代碼證正副證、統計正副本、國地稅務登記證正副本、車輛登記證等。
c) 各類辦公合同、協議：如房屋租賃合同、辦公設備購買合同、訂房協議等。
d) 上級機關對本公司的批復、指示、通知、要求。
e) 獲准設立分支機構的立項報告、可行性分析、批復、批文、合同、章程、營業執照。
f) 公司職員的人力資源檔案、勞動合同書、工資性、勞務性收入資料。
g) 經營規劃、經營決策、項目策劃、項目可行性報告、重要會議紀要。
h) 技術方案、文檔、設計圖紙；產品圖紙、等技術、工藝資料。
i) 公司商務合同：工程合同、采購合同、銷售合同等。
j) 重要客戶資料、采購資料。
k) 公司財務資料。
l) 領導特別要求的項目、產業、公司等資料。
m) 其他要求歸檔的重要文件。
A類檔案僅限總經理、副總經理和職責范圍內工作人員使用或借閱。
4.1.2 B類檔案：
a) 按內容傳閱到部門經理級的公司紅頭文件。
b) 社會各職能部門下發傳閱的有關政策、法律、法規、規定等。
c) 公司內部公文（除普通、公開的通知、通告等之外。
d) 公司部門級會議紀要。
B類文件可由部門經理或職責范圍內工作人員使用或借閱。
4.1.3 C類檔案：
a) 各類普通通知、通告等；
b) 各項規章制度。
C類檔案由總經理簽發或直接由職能部門在全體員工范圍內傳閱並執行。
4.2 檔案的管理
4.2.1 檔案管理職責劃分
a) A類檔案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）條中列示的檔案由財務部出納（暫代公司
b) 檔案管理員，以後設專職檔案管理員）負責妥善保管。
c) A類檔案中的第f）條中列示的檔案由行政部人力資源管理專員負責妥善保管。
d) A類檔案中的第h）、i）條中列示的工程合同、采購合同檔案由相應管理部留存原件，工程項目
e) 部指定部門檔案管理員負責妥善保管檔案的復印件。
f) A類檔案中的第j）、i）條中列示的銷售合同檔案由業務部留存原件，行政部指定部門檔案管
g) 理員負責妥善保管檔案的復印件。
h) A類檔案中的第11）條中列示的財務資料、文件由財務部根據有關規定指定檔案管理員妥善保管。
4.2.2 電子檔案的管理
a) 檔案管理員要嚴格執行公司電子檔案的訪問許可權，確定有關密碼，任何人不得將用戶名和密碼告知他人。
b) 嚴防病毒，檔案管理員負責每周至少對電腦進行一次殺毒，任何員工發現電腦病毒應立即殺毒，並立即通知檔案管理員以及其他員工對個人電腦進行殺毒。
c) 檔案管理員對「檔案管理庫」中的文檔進行每周定期備份。
d) 許可權范圍以內的電子檔案可由檔案管理員處直接取得許可權密碼進行查閱，許可權范圍以外的，需由相關部門經理簽字同意，方可由檔案管理員提供列印出的紙件。
e) 檔案管理員應隨時對歸檔電子件進行更新、整理，添加索引、目錄。
f) 歸檔的電子文件每季度刻制一次光碟，並妥善標示保存。
4.2.3 非電子檔案的管理
a) 公司在工作中形成的各種有保存價值的文件、材料或記載了公司信息資源的其它載體必須按年度分別由保管人進行分類、有序的管理、立卷、歸檔。
b) 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的完整性（公文上的各種附件一律不準抽離），工作完成後及時交檔案管理員歸檔。
c) 各部門存檔的文件/資料應填寫《資料交付登記表》，交付人簽字確認後，檔案管理員對資料進行整理、編號、分類、歸檔，做到歸檔完整、系統、准確、科學、檢索方便，並將有關資料目錄及檢索代碼輸入電腦。
d) 各部門人員參加各種會議帶回的文件和有關社會職能部門發文取回的文件，均不得自行保管、銷毀，應及時移交給檔案管理員統一管理。
4.3 立卷、保存期限
a) 公司章程、各種證照、證件在取得後立即歸檔，永久保存。
b) 內部管理公文檔案每季度進行整理，立卷歸檔，視公文內容確定保存期限：當年的公司例會會議紀要、對內發布的公文（如通知、通告等）存檔期限截止到第二年的十二月三十日；對外公文、外來公文存檔期限為伍年（外來重要公文，如立項批復等文件存檔年限以該項目實施的實際進程結束後為准）；各種管理制度保存其最新版本，舊版本保存壹年。
c) 人事檔案按個人分類立卷，新增員工辦理完入職手續後，檔案即刻歸檔，隨著員工調動或離職隨時對檔案進行整理，離職後檔案歸入離職人員檔案，保存期限為叄年。
d) 一般辦公合同、房屋租賃合同、辦公用品、禮品采購合同等視合同期限定其保存期限，最長不超過合同過期後壹年。
e) 一般客戶資源、市場營銷資料隨時更新，無價值資料經市場部負責人簽字同意可銷毀。
f) 采購資料隨時更新，無價值資料由工程項目部負責人簽字同意可銷毀。
g) 上級機關對公司發放的重要文件以及公司重要會議紀要、工程合同、購銷合同、重要客戶資料等屬長期檔案，保存期為拾年。
h) 財務資料保存期限為貳拾年。
i) 技術、工程、銷售類資料永久保存。
4.4 立卷檔案內文件材料應合理排列順序，屬公司級和公司對外發文依次由行政部統一編寫序號，部門檔案可由部門自行編寫序號。
4.5 檔案管理員應定期進行檔案整理，做好檔案季度統計工作，填寫《最新文件一覽表》、《文件異動一覽表》以備查閱.
4.6 檔案借閱
a) 公司員工借閱檔案時，應認真填寫《檔案借閱登記表》，寫明借閱目的。如無特殊原因，借閱期不可隔日，下班之前應將檔案歸還，如需再借，第二日再辦理借閱手續。
b) 借閱人須愛護檔案資料，保證檔案資料的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽頁、拆散、摘抄、翻印、轉借或損壞，不得抽走卷內任何材料。
c) 借閱的檔案歸還時，檔案管理員必須認真查驗，如發現遺失、損壞或其他異常情況應向綜合管理部經理反映，給予相應的處罰。
d) 特殊情況必須借用帶出公司使用的檔案須填寫《檔案借閱登記表》經借用部門經理及綜合管理部經理批准同意方可借出。
e) 凡屬密級檔案的借閱，除按本規定辦理外，還必須遵照公司保密制度的有關條款執行。
4.7 檔案資料的銷毀
檔案管理員應按檔案保存期限做好檔案資料的清查工作，對不具保存價值的檔案資料應填寫《檔案銷毀審批表》，報相關部門負責人或總經理審批後，由檔案管理員會同相關人員對已批准銷毀的檔案資料進行銷毀工作並做好監銷記錄。
5 相關記錄
資料交付登記表
最新文件一覽表
文件異動一覽表
檔案銷毀審批表
檔案借閱登記表