Ⅰ 金融投资公司的规章制度要这么写
1、拟定规章制度的依据：国家法律法规、公司章程、公司法等；
2、基本规章制度审批在董事会；
3、具体规章制度拟定审批在总经理；
4、规章制度很多，行政、人事、财务、业务等
5、以上仅供参考
Ⅱ 合同管理制度
公司合同管理制度
第一节总则
第一条为加强企业合同管理，规范合同法律行为，减少合同失误，提高经济效益，根据我国《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
第二条公司各部门及下属公司、企业对外签订的各类经济合同一律适用本制度。
第三条经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导干部、法人委托人以及其他有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。
第二节经济合同的签订
第四条签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及公司有关规定。
第五条对外签订经济合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人。法人委托人必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。超越代理权限和非法委托人均无对外签约权，但经法定代表人特别授权并发给委托证明书的例外。
第六条签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人主体资格、有否合同标的经营权、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济利益，又要考虑对方的条件和实际能力，防止合同欺诈，防止签订无效经济合同，确保所签合同合法、有效、有利。
第七条签订经济合同，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“性价比择优签约”的原则。
第八条签订经济合同，如涉及公司内部其他单位的，应事先在内部进行协商，统一平衡，然后签约。
第九条经济合同除即时清结者，一律采用书面形式，并采用公司统一的经济合同文本。
第十条合同对当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。
合同内容应注意的主要问题是：
1.部首部分，注意：写明供需双方的全称、签约时间和签约地点。
2.正文部分，注意：产品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量、包装标准、验收标准、验收项目、验收时间、验收地点和验收方法要求要明确、具体，供方对标的质量负责的条件、范围和方式，以及对标的质量提出异议的期限和方式应有明确约定；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、超欠幅度、自然损耗率及其它必须明确的要求等；包装费用、运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金；违约责任应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同争议解决方式必须约定明确，除合同履行地明确在我公司所在地的合同外，争议管辖法院或约定仲裁机构应明确为公司所在地法院或仲裁机构。
3.结尾部分，注意：双方都必须使用合格的印章------公章或合同专用章，不得使用财务章或业务章等不合格印章；注明合同有效期限。
第十一条签订购货合同应按公司规定的供货商资质条件、产品供货条件及标准从严控制供货商资质和产品质量（必要时可采用招标形式选择供货商），比价竞价，择优选定，以现货交易为主，坚持以销定进原则；付款尽可能采用分期付款方式，如需预付货款或定金按我国《合同法》有关规定办理。
签订购货合同如需采用现款方式付款，在万元以下的由下属公司、企业经理审批，万元至万元的由总公司主管副总经理审批，万元以上的由总公司总经理审批。
签订销售合同应坚持“现款现货，即时清结”的原则，款到发货，非特殊情况不得采取其他结算方式。
签订销售合同如需分期付款方式结算，则须事先按本制度第十七条规定的和批准程序报公司批准，分期付款额在万元以下的由下属公司、企业经理审批，
万元至万元的由总公司主管副总经理审批，万元以上的由总公司总经理审批。但分期付款额最高不得超过合同总额的30％。
第十二条任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订经济合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
第三节经济合同的审查批准
第十三条经济合同的正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订。
第十四条经济合同审批权限如下：
1.下属公司、企业对外签订的经济合同，除按规定须上报公司审查批准者外，由公司、企业领导审批。
2.下列合同由总经理或其授权人审批：
标的超过万元的；
预付定金或预付货款超过万元的；
联营、合资、合作合同；
重大涉外合同。
3.下列合同由董事长审批：
标的超过万元的；
投资万元以上的联营、合资、合作、涉外合同。
4.标的超过公司资产1/3以上的合同由董事会审批。
5.企业法律顾问负责对下列合同进行审查：董事会、总经理委托审查的合同；内容复杂、较难掌握，各企业要求提供法律帮助的合同。法律顾问主要负责审查合同条款、内容的合法性、严密性、可行性，提出意见供决策部门参考。
第十五条经济合同审查的要点是：
1.合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本《制度》规定；当事人的意思表示是否真实、一致，权利、义务是否平等；订约程序是否符合法律规定。
2.合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
3.合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
第十六条根据法律规定或实际需要，经济合同应当呈报上级主管机关批准，或需报工商行政管理部门鉴证，或需由公证处公证的合同，则需经过批准、鉴证或公证等程序。
第十七条经济合同的审批程序如下：
1.申报。企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同，应事先填写“经济合同签约申报表”（一式二份），报本企业的领导审查批准。（凡先经领导口头同意签约的，签约后需补办手续）。需报总经理、董事长审批的，应由该企业领导签署意见，随同合同初稿及有关资料、附件等，一并上报。
2.审核。对送审的经济合同，应按本《制度》第十四条规定的审批权限，由主管人或有关人认真审阅，必要时可进行调查研究，最后作出：批准、不批准；通知申报单位补报材料或进一步谈判。（应提出谈判的具体要求和注意事项）。
主管人在“申报表”上批写意见后，“申报表”一份及合同初稿留底，另一份“申报表”连同其他材料发还申报单位，由承办人按批准的意见办理。
上述审批程序，一般为1至2天。特殊情况经批准或授权的可不受审批程序的约束。
第四节经济合同的履行
第十八条经济合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
第十九条合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
第二十条企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
第五节经济合同的变更、解除
第二十一条在经济合同履行过程中碰到困难的，各部门首先应尽一切努力克服困难的，尽力保障合同的履行。
如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
第二十二条对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。
第二十三条变更、解除经济合同，必须符合我国《合同法》和本制度的规定，并应在公司内办理有关手续。
第二十四条变更、解除合同的手续，应按本《制度》第十四条及第十七条规定的审批权限和程序执行。
经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除协议前，应报原机关批准。
经工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。
经公证机关公证的合同，在达成变更、解除协议后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。
第二十五条变更、解除经济合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律不许。
第二十六条变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意中止或终止履行的例外。
第二十七条因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应依法承担相应的责任，并须在变更、解除合同的协议中明确规定。
第二十八条以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
第六节经济合同纠份的处理
第二十九条合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按我国《合同法》等有关法规及本《制度》规定妥善处理。
第三十条合同纠纷由签约单位负责处理。涉及内部几个单位的，可以协商或由公司确定一个单位为主负责处理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到纠纷处理终结时止。
第三十一条处理合同纠纷的原则是：
1.坚持以事实为依据、以法律为准绳原则，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
2.以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在维护本企业合法权益的基础上，公平合理，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
3.因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，切实保障我方合法权益；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，尽量减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
第三十二条各单位在处理纠纷时，应加强联系，及时沟通，积极主动地做好纠纷处理工作，不应互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。
第三十三条企业法律顾问处理合同纠纷的范围是：
1.董事会、总经理交办的；
2.经企业处理解决不了的；
3.其他应由法律顾问室处理的。
第三十四条提请处理合同纠纷的程序是：
1.承办人填写“对外经济合同纠纷申报表（一式二份），按本《制度》第十七条的规定报批。
2.审批单位可依据情况，在1天内作出：由上报单位负责处理；由企业法律顾问负责处理。
3.企业法律顾问对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷，经主管领导同意，可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。
第三十五条合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
第三十六条凡由法律顾问处理的经济合同纠纷，有关单位必须主动提供下列证据材料（原件或影印件）：
1.经济合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等；
2.交货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
3.货款的承付、托收凭证，有关财务帐目及凭证；
4.产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
5.有关违约的证据材料；
6.其他与处理纠纷有关的材料。
第三十七条对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
第三十八条企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行。
对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。
第三十九条对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，由法律顾问配合各单位向人民法院申请执行。
第四十条在向人民法院提交申请执行书之前，有关单位应认真检查对方的执行情况，防止差错。
执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。
第四十一条合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知有关单位，并将有关资料汇总、归档，以备查考。
第七节经济合同的管理
第四十二条本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度，法人委托书制度，合同专用章制度及基础管理制度。
第四十三条本公司经济合同的二级管理具体是：
公司由总经理总负责，主管副总经理具体负责，归口管理管理部门为公司办公室。
下属公司一级由经理、副总经理负责，归口管理人为办公室主任或秘书；各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。
第四十三条公司主管销售的副总经理负责审批销售合同。
公司主管生产采购的副总经理负责审批采购合同。
公司常务副总经理负责审批企业房地产建设、对外投资、合资、合作合同。
公司主管技术的副总经理负责审批技术引进、技术贸易、技术合作、技术改造合同。
第四十四条企业法律顾问的主要职责是：
1.负责指导公司各类合同的管理；
2.负责审查各类合同的合法性，提供法律论证意见；对公司审批或签订的合同负责把关，对下属企业审批的合同负责抽查，提供法律帮助；
3.负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、以提高法人委托人的法律素质；
4.负责考评企业的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平；
5.配合企业办理合同的见证、鉴证和公证等事项；
6.配合企业处理合同纠纷；
7.参与特定合同的谈判、签约、履行等工作。
第四十五条下属公司、企业合同管理的主要职责是：
1.负责管理本单位签订的合同；
2.负责审查本单位签订的合同的合法性、完整性和可行性；对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同，办理申报手续，提出初步意见；
3.负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审；
4.根据法律及本《制度》的规定，制定本单位合同管理的实施细则，采取切实措施，搞好合同管理工作；
5.负责处理本单位合同纠纷；负责本单位经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台帐的设立、统计、上报等基础管理工作。
第四十六条法人委托人的主要职责是：
1.在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
2.对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责；
3.对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责；
4.对所签合同的全面履行具体负责，履行中发现问题应立即上报，并负责积极处理，对发生的合同纠纷负责具体解决或积极协助有关部门进行处理；
5.负责保管好本人所签合同的一切资料；合同履行完毕后应立即将资料上交归档。
第四十七条凡具备下列条件的，可以发给法人委托证书：
1.政治素质：能自觉遵守国家的法律政策，遵守公司各项规章制度；依法具有民事权利能力和民事行为能力；此前无贪污受贿、假公济私和损公肥私等损害企业利益行为。
2.业务素质：熟悉本职工作，有相应的业务知识和业务工作能力，能积极维护公司利益，曾有良好工作业绩，无遗留不良问题。
3.法律素质：具有合同法和其它民商法基本知识，并在实际工作中能灵活运用上述法律知识。
第四十八条公司根据各部门和下属公司、企业的实际情况，决定法人委托人的设置及数额，具体人选由各单位确定，经培训考核合格后，发给法人委托书。
第四十九条法人委托书庆于每年年终重新审核一次。审核的主要内容是：法人委托人在本年度的业务工作情况，取得的工作业绩，有无违法违纪行为等。审核后，法定代表人可根据情况分别作出：维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及吊销法人委托书等决定。
第五十条法人委托证书应妥善保管，防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明，否则，除吊销其法人委托证书外，还要追究相应的责任。
第五十一条法人委托人工作调动时，应向公司交销其法人委托证书。
第五十二条签订合同实行合同专用章制度。公司及下属公司、企业对外签订合同所加盖的印章，除特殊情况使用企业公章外，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由有关人员承担，并可给予行政处分。
第五十三条合同专用章由公司统一刻制、编号和颁发；严禁任何人私自刻制、使用。
第五十四条合同专用章应严格按授权的范围使用，不准混用、代用或借用。
第五十五条合同专用章应妥善保管，若有遗失，除立即登报声明作废外，还要追究有关人员的经济责任和行政责任。
第五十六条公司各单位都必须认真做好经济合同管理及其基础工作。具体如下：
1.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。
2.建立合同管理台帐。各企业应根据合同的不同种类，建立经济合同的分类台帐和总台帐。每个企业必须设一个总台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经办人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。
3.填写“经济合同情况月报表”。各企业应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理，同时抄报计划财务部、公司办公室，必要时可抄报企业法律顾问。
第八节附则
第五十九条本制度是公司合同管理的基本制度，公司及公司下属各部门、公司、企业和业务人员必须严格遵守本制度的各项规定，切实加强公司合同管理工作，规范自身合同法律行为，维护公司利益，提高公司经济效益。
第六十条本制度实施以前，公司制定的有关合同管理制度及规定，自本制度实施后即行废止，公司有关合同管理工作自本制度实施后一律按本制度执行。
第六十一条本制度由公司办公室负责解释。
第六十二条本制度自年月日起实施。
Ⅲ 公司合同管理制度有哪些内容
第一条 为加强公司经济合同管理，保障公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司依法经营管理，根据《合同法》、《民法通则》等国家有关法律、法规、制定本制度。
第二条 本制度适用于本公司内部各部门及独立法人单位（各公司）的公司内部和外部经济合同的管理。
第三条 合同管理机构的设置与职责
一、 本公司合同管理实行合同管理部门管理和承办部门管理相结合的原则，由所涉及公司内部相关单位设专人负责合同的管理工作。本公司内部设立经济合同管理委员会。
二、 成立公司经济合同管理委员会
1、组成
主任：主管经营副总裁
副主任：市场总部总经理
成员：市场总部、技术管理部、经营财务部、总裁办
办事机构：设在市场总部
2、职责：
⑴严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规；
⑵负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（经济合同管理委员会以书面形式发出通知）；
⑶负责对本公司内部在履行经济合同纠纷时进行仲裁；
⑷负责对合同管理部门进行业务指导；
⑸负责处理外部经济合同纠纷；
三、 合同管理部门职责
1、宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章；
2、负责拟定本公司的合同管理制度并组织实施；
3、组织制定本公司的标准合同文本；
4、参与本公司特殊合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作；
5、对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见；
6、监督、检查、考核合同的履行情况；
7、参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的协调工作；
8、负责合同报表的统计、综合分析和报送工作；
9、负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。
四、 合同承办部门的职责
1、负责合同相对方资信情况、履约能力的调查；
2、负责所承办合同的谈判；
3、负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；
4、负责合同的履行，解决履行中出现的问题；
5、按时按要求向合同管理部门报送合同统计报表及有关资料，反映合同履行中出现的重要问题；
6、负责本部门合同档案的管理。
五、 合同管理人员的职责
1、学习、宣传国家有关法律、法规及政策，学习并推广其它单位合同管理工作的先进经验，收集经济合同管理方面的资料，提高经济合同管理水平；
2、了解掌握本部门合同签订及履行情况，及时总结经验教训，并向领导提出合理化建议；
3、建立合同管理台帐制度；
4、负责本部门合同文本和合同专用章的保管及使用。
第四条 合同的审批
一、 严格履行合同审批制度，特殊合同和涉外合同文本，应在总裁办、经营财务部、技术管理部等部门进行必要的专业审查后，送合同管理部门审查核定，由主管总裁审批同意，方可签订。
二、 合同管理部门审查的重点是：
1、对方当事人的主体资格和缔约能力；
2、合同条款内容的完备性、合法性；
3、合同应履行的审查手续。
三、 总公司财务部门监察、检查对外签订的经济合同。
四、 “合同评审”是ISO9000系列标准中规定的质量体系要素之关于“合同评审程序”在公司质量体系文件中另行规定。
第五条 合同的签订
一、 合同由本公司法人代表签订，或由本公司法定代表人书面委托的本公司有关人员代理签订。签订合同应由签约人签字，注名日期，并加盖合同专用章或本公司公章。代理本公司法定代表人签订合同的，签约人应持本公司法定代表人签发并加盖本公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。
二、必须做好以下各项工作后，方可签订合同。
1、对方是否具有法人资格；
2、对方是否具有履约能力；
3、我方能否承诺对方的要约；
4、对市场进行预测和调查；
5、合同的可行性和合法性。
三、对资信不明或资信状况不好，又无可靠担保单位的，不得与之签约。
四、合同签定时，应验证对方相关证明文件，核对无误后方可正式签订合同，对方交验的证明文件要妥善保管。
五、 合同文件的各项目要认真填写齐全、明确，特殊要求应在备注中注明，字迹要清楚，形式符合法定要求。
六、 本公司产品对外销售所签订的合同要一式四份，甲方二份，乙方二份（合同管理部门一份复印件、财务部门一份、归档一份）。
七、 本公司相关部门和单位在签订采购合同时，要收回一式三份（采购合同管理部门一份、财务部门一份、归档一份）。
八、 合同盖章时需双方同时进行，因特殊情况与对方不能同时盖章时，需在对方盖章后，并查对无误的情况下我方方可盖章。
九、 法律、法规规定或者本公司认为需要公证的合同，应当办理公证手续。
第六条 合同的履行
Ⅳ 急需投资公司档案管理办法和合同管理办法
档案管理制度
1 范围
本标准规定了档案管理的职责、工作内容和要求。
本标准适用于本公司范围内档案的管理，包括所有与本标准相关的各级各类人员。
2 职责
2.1 行政部为公司档案的管理部门，负责公司级档案的管理，并指导公司各部门档案管理工作的开展.
2.2 各部门指定专人为部门兼职档案管理员，负责部门档案的管理。
销售合同管理制度
1范围
本标准规定了合同的签订、审查批准，重大经济合同的签订、审批和履行，合同的变更、解除等。
本标准适用于公司对外签订销售合同。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。
《中华人民共和国合同法》
3 合同管理部门及职责
3.1公司总经理负责公司销售合同的审批，合同专用章的使用；
3.2总经理负责公司销售合同的管理工作，具体职责是：
3.2.1根据需要，参与重大销售合同的谈判工作；
3.2.2负责对销售合同统一文本的印制、发放和管理；
3.2.3参与销售部门提交的合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见；
3.2.4参与合同纠纷的处理；
3.2.5检查合同的档案管理工作；
3.2.6监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见；
3.2.7负责本制度的监督执行。
3.3合同承办部门的主要职责：
3.3.1负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料；
3.3.2具体负责所承办合同的谈判和文本的起草；
3.3.3严格按照规定的程序完成合同的审批手续；
3.3.4负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报总经理(或法定代表人)审核同意；
3.3.5负责向公司业务员移交合同原件及相关资料；
4 合同的授权委托
4.1签订销售合同可以实行授权委托制度。合同由法定代表人签订，也可以由企业法定代表人书面授权的销售人员代理签订。
4.2代理企业法定代表人签订合同的，签约人应持公司法定代表人签发并加盖公司公章的《法定代表人授权委托书》，并在授权范围内签订合同。《法定代表人授权委托书》采取一事(合同)一授权，合同一经履行，委托事项即行终止。
4.3总经理室负责管理授权委托书，根据法定代表人或者负责人的决定，办理出具授权委托书事宜。
4.4代理人必须忠实履行职责，维护本单位的合法权益，对本单位负责，对法定代表人负责。
4.5代理人实施损害本单位合法权益的行为或者不再适宜担任代理人的，公司有权随时终止委托代理关系。终止委托代理关系的，由法定代表人做出决定，总经理室负责收回授权委托书。
5 合同的签订、审查批准
5.1订立销售合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织或与该单位履约能力明显不相符的单位签订合同。
5.2订立销售合同，除即时钱、货二清的简单小额外，应当采用书面形式。“书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用公司印制的文本合同书形式。
5.3当事人的名称、住所；合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。
5.4销售合同标的应具有唯一性、准确性，合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容。
5.5合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电子邮件、传真、送货单、发票等）。
5.6对于质量有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；其他可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。
5.7价款或者报酬应在合同中明确；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇）、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。
5.8履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式；销售合同履行地点应力争约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地。
5.9合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。
5.10合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
5.11对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。
5.12履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。
5.13根据《合同法》对违约责任可作适当约定，注意合同的公平性。
5.14解决争议的方式一般可选择起诉，同时约定由我方住所地为受管辖地。
6 重大经济合同的签订、审批和履行
6.1订立重大经济合同，须由合同承办部门牵头，会同业务部、财务部、生产部、技质部门组成合同谈判小组，共同参与合同签订的调研、谈判。未经合同谈判小组参与订立的重大合同，发生问题由合同承办部门负责。
6.2合同承办部门在签订合同前，应预先审查对方以下情况：
6.2.1对方当事人主体资格审查。包括：企业名称、性质、地址、营业执照、经营范围、注册资金以及依法应当办理的行政许可证。
6.2.2对方当事人资信情况及履约能力审查。包括：资产负债、技术设备、产品质量、商业信誉等。
6.2.3对方合同承办人员资格审查。包括签约代理人的身份证明、授权委托证明。
6.3合同应按下列程序办理签订、审批手续：
6.3.1一般合同应由合同承办部门就商谈约定的内容草拟经济合同文本，然后报请总经理审批并加盖单位公章(或合同专用章)。
6.3.2特别重大合同实行会签制度，合同承办部门应就商谈约定的内容草拟合同文本，填写“义乌市美能笔业有限公司合同审查会签表”，送相关部门会签，各相关部门应在2日内完成会签，并将会签意见及合同文本交公司总经理。
6.3.3审查修改：总经理于3日内就合同文本的合法性，有效性提出审查意见，会同相关部门意见一并交承办部门进行修改，相关部门与承办部门对合同内容有异议的，由总经理进行协调定稿。
6.3.4最后签订：经会签的合同文本定稿后，由合同承办部门送主管领导或法定代表人签批并加盖合同专用章。
6.4合同承办、审查会签部门的审查事项及责任：
6.4.1合同承办部门应对合同的业务、技术条款进行审查，并对之负责；
6.4.2财会部门对合同项目是否与国家、上级主管部门、本单位的计划抵触以及合同支付条款进行审查，并对之负责；
6.4.3生产部、技质部应对合同项目是否符合政策法规、规章制度、生产技术标准、安全保护标准进行审查，并对之负责。
6.4.4总经理对合同的合法性，主要条款是否完备，文字用语是否准确、规范进行审查，并对之负责。
6.5法律、行政法规规定应当办理批准登记手续的合同，合同成立后由办公室依法及时办理。
6.6合同正式签订后，合同文本除经办人自行保管一份外，包括合同审查会审表应当交存公司合同管理员（业务员）一份备案。
7 合同的变更、解除
7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
7.2存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：
7.2.1因不可抗力致使不能实现合同目的；
7.2.2在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
7.2.3对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
7.2.4对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
7.2.5法律规定的其他情形。
7.3变更或解除合同的，应当采用书面形式（包括书信、电报）；
7.4变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
8 合同的履行
8.1公司应当按照合同约定全面履行自己的义务，并随时督促对方当事人及时履行其义务。
8.2履行销售合同交付货物时，应由对方当事人签署一式二份的送货单，一份留存对方，送货回单一份交公司合同管理员（业务员）备查。向对方当事人交付增值税发票时应由对方当事人签具增值税发票交接单。
8.3在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报公司总经理。
8.3.1经营状况严重恶化；
8.3.2转移财产，抽逃资金，以逃避债务；
8.3.3丧失商业信誉；
8.3.4有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形；
8.4在常年销售合同履行过程中，经办人员应定期对帐，确认双方债权债务；
8.5在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及本公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。
9 合同纠纷的调解、仲裁和诉讼
9.1销售合同双方在履行过程中发生纠纷时，应首先按照实事求是的原则，平等协商解决。
9.2合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办人员应及时书面报告总经理，并拟定处理意见，对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告总经理。
9.3公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及对方当事人起诉的，相关部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报总经理室。
10 合同的日常管理
10.1本公司实行二级销售合同管理，总经理室全面负责公司的合同管理；业务部的业务员负责所在部门的合同管理。
10.2公司的合同专用章由总经理负责保管。公司的空白合同、授权委托书由业务员管理，业务人员不得随带合同专用章或已盖章的授权委托书、空白合同出差，特殊情况，由总经理批准。合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书、已签订的合同等遗失的，应及时向当地公安机关报案，并登报声明。
10.3已签订的销售合同及送货回单，增值税发票交接单以及业务往来传真、信函、对帐单等资料，业务、采购部门的业务人员应按规定时间移交，公司合同管理员应当将收集的上述资料原件定期移交给总经理室保管。
10.4合同经办人员与本公司终止劳动关系前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经公司办公室和有关部门确认后方可办理有关手续。合同经办人员与本公司终止劳动关系或因其他原因发生变更的，公司应会同业务部在情况发生后一周内书面告知各有关单位。
11 考核与奖惩
11.1公司业务人员应当严格遵守本办法，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。公司财会部、总经理室负责本办法执行情况的监督考核。
11.2对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。
11.3合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将依法向责任人员追偿损失：
11.3.1未经授权批准或超越职权签订合同；
11.3.2为他人提供合同专用章或盖章的空白合同，授权委托书；
11.3.3应当签订书面合同而未签订书面合同；
11.3.4未按规定时间移交资料或对方签收字迹有瑕疵。
11.4合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：
11.4.1因工作过失致使公司被诈骗；
11.4.2公司履行合同未经对方当事人确认；
11.4.3遗失重要证据；
11.4.4发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；
11.4.5遗失重要资料未及时报案和报告；
11.4.6其他违反公司相关制度的。
公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。
3 定义
本制度所称的档案，是指本公司在经营管理过程中形成和收集的具有查考价值的各类文件、与公司有关的各种文字记录、图纸、电脑文档、软盘、光碟、图片、胶片、录相带、书籍、磁带及其它有关实物。
4 内容
4.1 档案的分类
4.1.1 A类档案：
a) 公司设立公文：公司章程等。
b) 公司营运证件：公司营业执照正副本；公司各类资质证书正副本、组织机构代码证正副证、统计正副本、国地税务登记证正副本、车辆登记证等。
c) 各类办公合同、协议：如房屋租赁合同、办公设备购买合同、订房协议等。
d) 上级机关对本公司的批复、指示、通知、要求。
e) 获准设立分支机构的立项报告、可行性分析、批复、批文、合同、章程、营业执照。
f) 公司职员的人力资源档案、劳动合同书、工资性、劳务性收入资料。
g) 经营规划、经营决策、项目策划、项目可行性报告、重要会议纪要。
h) 技术方案、文档、设计图纸；产品图纸、等技术、工艺资料。
i) 公司商务合同：工程合同、采购合同、销售合同等。
j) 重要客户资料、采购资料。
k) 公司财务资料。
l) 领导特别要求的项目、产业、公司等资料。
m) 其他要求归档的重要文件。
A类档案仅限总经理、副总经理和职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.2 B类档案：
a) 按内容传阅到部门经理级的公司红头文件。
b) 社会各职能部门下发传阅的有关政策、法律、法规、规定等。
c) 公司内部公文（除普通、公开的通知、通告等之外。
d) 公司部门级会议纪要。
B类文件可由部门经理或职责范围内工作人员使用或借阅。
4.1.3 C类档案：
a) 各类普通通知、通告等；
b) 各项规章制度。
C类档案由总经理签发或直接由职能部门在全体员工范围内传阅并执行。
4.2 档案的管理
4.2.1 档案管理职责划分
a) A类档案中的第a）、b）、c）、d）、e）、g）、l）、m）条中列示的档案由财务部出纳（暂代公司
b) 档案管理员，以后设专职档案管理员）负责妥善保管。
c) A类档案中的第f）条中列示的档案由行政部人力资源管理专员负责妥善保管。
d) A类档案中的第h）、i）条中列示的工程合同、采购合同档案由相应管理部留存原件，工程项目
e) 部指定部门档案管理员负责妥善保管档案的复印件。
f) A类档案中的第j）、i）条中列示的销售合同档案由业务部留存原件，行政部指定部门档案管
g) 理员负责妥善保管档案的复印件。
h) A类档案中的第11）条中列示的财务资料、文件由财务部根据有关规定指定档案管理员妥善保管。
4.2.2 电子档案的管理
a) 档案管理员要严格执行公司电子档案的访问权限，确定有关密码，任何人不得将用户名和密码告知他人。
b) 严防病毒，档案管理员负责每周至少对电脑进行一次杀毒，任何员工发现电脑病毒应立即杀毒，并立即通知档案管理员以及其他员工对个人电脑进行杀毒。
c) 档案管理员对“档案管理库”中的文档进行每周定期备份。
d) 权限范围以内的电子档案可由档案管理员处直接取得权限密码进行查阅，权限范围以外的，需由相关部门经理签字同意，方可由档案管理员提供打印出的纸件。
e) 档案管理员应随时对归档电子件进行更新、整理，添加索引、目录。
f) 归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。
4.2.3 非电子档案的管理
a) 公司在工作中形成的各种有保存价值的文件、材料或记载了公司信息资源的其它载体必须按年度分别由保管人进行分类、有序的管理、立卷、归档。
b) 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整性（公文上的各种附件一律不准抽离），工作完成后及时交档案管理员归档。
c) 各部门存档的文件/资料应填写《资料交付登记表》，交付人签字确认后，档案管理员对资料进行整理、编号、分类、归档，做到归档完整、系统、准确、科学、检索方便，并将有关资料目录及检索代码输入电脑。
d) 各部门人员参加各种会议带回的文件和有关社会职能部门发文取回的文件，均不得自行保管、销毁，应及时移交给档案管理员统一管理。
4.3 立卷、保存期限
a) 公司章程、各种证照、证件在取得后立即归档，永久保存。
b) 内部管理公文档案每季度进行整理，立卷归档，视公文内容确定保存期限：当年的公司例会会议纪要、对内发布的公文（如通知、通告等）存档期限截止到第二年的十二月三十日；对外公文、外来公文存档期限为伍年（外来重要公文，如立项批复等文件存档年限以该项目实施的实际进程结束后为准）；各种管理制度保存其最新版本，旧版本保存壹年。
c) 人事档案按个人分类立卷，新增员工办理完入职手续后，档案即刻归档，随着员工调动或离职随时对档案进行整理，离职后档案归入离职人员档案，保存期限为叁年。
d) 一般办公合同、房屋租赁合同、办公用品、礼品采购合同等视合同期限定其保存期限，最长不超过合同过期后壹年。
e) 一般客户资源、市场营销资料随时更新，无价值资料经市场部负责人签字同意可销毁。
f) 采购资料随时更新，无价值资料由工程项目部负责人签字同意可销毁。
g) 上级机关对公司发放的重要文件以及公司重要会议纪要、工程合同、购销合同、重要客户资料等属长期档案，保存期为拾年。
h) 财务资料保存期限为贰拾年。
i) 技术、工程、销售类资料永久保存。
4.4 立卷档案内文件材料应合理排列顺序，属公司级和公司对外发文依次由行政部统一编写序号，部门档案可由部门自行编写序号。
4.5 档案管理员应定期进行档案整理，做好档案季度统计工作，填写《最新文件一览表》、《文件异动一览表》以备查阅.
4.6 档案借阅
a) 公司员工借阅档案时，应认真填写《档案借阅登记表》，写明借阅目的。如无特殊原因，借阅期不可隔日，下班之前应将档案归还，如需再借，第二日再办理借阅手续。
b) 借阅人须爱护档案资料，保证档案资料的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽页、拆散、摘抄、翻印、转借或损坏，不得抽走卷内任何材料。
c) 借阅的档案归还时，档案管理员必须认真查验，如发现遗失、损坏或其他异常情况应向综合管理部经理反映，给予相应的处罚。
d) 特殊情况必须借用带出公司使用的档案须填写《档案借阅登记表》经借用部门经理及综合管理部经理批准同意方可借出。
e) 凡属密级档案的借阅，除按本规定办理外，还必须遵照公司保密制度的有关条款执行。
4.7 档案资料的销毁
档案管理员应按档案保存期限做好档案资料的清查工作，对不具保存价值的档案资料应填写《档案销毁审批表》，报相关部门负责人或总经理审批后，由档案管理员会同相关人员对已批准销毁的档案资料进行销毁工作并做好监销记录。
5 相关记录
资料交付登记表
最新文件一览表
文件异动一览表
档案销毁审批表
档案借阅登记表